企業価値を高める
労務のDX化を支援することでシアワセ職場を創る
- 杉山晴香
- 社会保険労務士法人MRパートナーズ
顧客創造部
- 熊田州秀
- 社会保険労務士法人MRパートナーズ
業務推進部
- 村田和貴
- 株式会社MRパートナーズ
代表取締役
かつてはそろばんや電卓で給与計算を行い、行政手続きは書類に押印をして役所まで出向いて行っていました。そんな手間のかかる労務業務も、パソコンなどのITシステムにかわり、行政手続きも電子申請で行うなど著しく変化しています。
さらに、マイナンバー制度により手続きに必要な書類の種類が変わったり、コロナウイルスの影響で書類の押印が省略されるなど、手続きのやり方も劇的に変化しています。
煩雑な人事労務の仕事を効率よく行っていただくために、MRパートナーズではどのような提案をしているのでしょうか。DX化支援の取り組みについて社員が語ります。
「システム化したくてもできない」
というのが現場のリアルな声
熊田：様々な企業規模のお客様と関わっていますが、給与計算をエクセルで行っていたり、タイムカードを使用したアナログな勤怠管理を行っている企業様もまだまだ多くいらっしゃいます。人の手で行っていると入力ミス、打刻ミスなどが起こりやすく、入力や集計などの作業の人件費もかかってしまうため、効率化できる部分はご提案させていただくことがあります。
杉山：「業務効率化したい」と思っていても、従来のやり方をどう変えればいいのかわからない、というお客様も多い印象です。どのシステムを使えばいいのかわからないし、そもそもシステムに移行したくてもマスターとなるデータを持っていないから、「システム化しなきゃいけないことはわかっているんだけどできていない」という企業様は多いと思います。これまでのやり方を変えるというのは決断のハードルも高いと思いますので、人事労務や行政手続きなどのご相談に乗りながら関係性を築き、徐々にシステム化のためのご提案をさせていただく、というケースが多くありますね。
村田：私はふたりと所属が異なり、株式会社MRパートナーズとして、主にクライアント様のシステムの設定業務などを行っています。法人は別ですが完全に独立して動いているわけではなく、「シアワセ職場を創り、社会に貢献する」という同じ理念のもと、チームで企業の安定成長を支援させていただいております。働き方が変わり、各種手続きも簡略化され、新しい便利なクラウドサービスなどが開発されています。お客様の問題や希望にあわせてベストな方法を提案し、運用サポートを行うのが我々の仕事です。
杉山：バックオフィスを効率化するためのソフトだと、「マネーフォワード」や「freee会計」「ジョブカン」などありますが、最近だとどのようなサービスを提案されていますか？
すべての従業員情報をひとつにまとめられる
プラットフォームの提案も
村田：2019年秋くらいから、合うと思った企業様にご提案しているのが「ジンジャー」というクラウドサービスです。これまでは、給与や経費の計算はできても人事労務の管理はできなかったり、人事労務管理はできても給与計算ができなかったりというサービスしかなかったのですが、ジンジャーは人事労務、勤怠管理、給与計算、経費精算、請求書、電子契約などバックオフィスに関わるすべてのデータを一元管理することができるので、各システムでの情報の登録や変更の手間が削減できます。
熊田：「人事の情報はこちらのソフトに入れて、勤怠管理はここに入れて……」といろいろな場所へ入力する手間が省けるというのは便利ですよね。クラウドで我々とリアルタイムつながることができるので、情報共有しやすい、というのもジンジャーの利点だと思います。「手続きのために準備をして、それから社労士にデータを渡して…」と手間をかける必要がないのは人事担当者様からしてみると楽ですし、我々としてはクライアント様からご相談があったときに社員の方のデータをすぐに見に行けるので、状況をスピーディかつ的確につかみやすいのがいいですね。
杉山：データ送付のやり取りが一切ない、というのはコロナ禍で特にメリットを感じました。こちらが賃金台帳をひとつ確認するのも、担当者の方に会計事務所にお願いをしてもらわないといけない、といった状況の場合、ご相談を受けたとしても回答に何日もかかってしまいます。クラウド上にデータがあれば、お客様も我々も、在宅勤務しながらデータを確認できます。
熊田：人事情報を俯瞰的に把握できるので、人事や業務の戦略を立てやすくなることにメリットを感じるお客様もいらっしゃいます。
コロナ以降、クラウドツールの使用で
情報共有がしやすくなった
村田：年末調整や労働保険、社会保険などの手続きだと、「オフィスステーション」というソフトを使うこともありますね。社労士の事務所内ではよく使用されているソフトだと思います。使い方としては、弊社で契約して設定したアカウントを企業様へ委譲する、というパターンや、サブスク契約で貸し出しをして使用いただくこともあります。こちらもクラウドソフトなので、インターネット上で企業様とやり取りをしながら、ペーパーレスで手続きまでご案内できる、というのが便利ですね。
熊田：「行政手続きは完全に社労士に任せきり」という企業様もいらっしゃいますが、このシステムを使用いただくことで、我々社労士側の動きや業務が見えやすい、という点を利点に感じていただくこともあります。信頼関係が構築できますし、我々に聞かなくても企業様のほうでできることが増えれば効率化につながります。会社や業務の枠を超えてつながりやすくなった、というのはコロナ以降の大きな変化のひとつだと思います。
杉山：コロナ以降変わったことといえば、チャットツールやWeb会議ツールを使うことが増えましたよね。社内でも「Microsoft Teams」を使っていますし、お客様とのやり取りも、いまではメールよりもチャットツールを使うことのほうが多くなりました。手軽に書き込めるので連絡のハードルは下がりますし、その分距離感が縮まりやすいと感じています。
熊田：距離感が近くなれば、こちらからの提案もしやすくなりますよね。あとは、「メンション」や「To」などで誰に相談しているのかがわかりやすいので、問題解決までの時間が短くなったかなと思います。
村田：「お世話になっております」を書かなくていいというのも楽だよね。
杉山：スタンプ機能も便利ですよね。
DX化は目的ではない。
シアワセ職場をつくるための方法のひとつ
村田：コロナ以降、手放しでリモートワークやDX化が推奨されるような風潮がありますが、そもそもなぜDX化を進める必要があるのか、目的を常に考えることが大切だと感じています。目的や課題を明確にしないと、入れなくてもいいソフトを入れるようなことが起きてしまいますし、課題がはっきりしないままツールのご提案だけ行ってもお客様は納得できないと思います。なにを解決するためのDX化なのか、目的を明確にするためには、お客様の話をよく聞き、会社の状況を把握することが大切ですし、その作業は慎重に行う必要があると感じています。
熊田：DX化の目的は企業様によって様々だと思いますが、DX化によって企業と社員の方との関係性はよくなるのかなとは思っています。自分が会社にどのようなデータで管理されているのか、どのように給料が計算されているのかなど、これまではわからないことが多かったと思います。DX化が進み、社員が誰でもデータベースにアクセスできて、「勤怠ってこうやって集計されるんだ」とわかれば納得感を持って仕事に取り組むことができますし、トラブルを防ぐことにもつながります。
村田：自分の仕事に納得感を持って取り組み、結果パフォーマンスが上がれば労使双方が幸せになれますよね。
杉山：私たちの仕事は、「しあわせ職場づくり」を支援すること。単純にツールを入れていただくだけでは意味がなく、お客様の課題の解決までお手伝いさせていただきたいと思っています。「何が解決できたらしあわせな職場になるのか」という目的意識を持ちながらお客様と接し、場合によってはDX化のご提案をして、課題を解決するまでご支援できたらと思います。
「自分たちが必要なくなる」
のが未来の理想形!?
杉山：DX化が進むことによって、この先の未来、労働環境はどうなっているのが理想ですか？
熊田：ひとつは、働く人一人ひとりが高い労働リテラシーを持って仕事をすること。システム化によって自分の仕事の成果が給与や会社にどのように反映されているのかがわかるようになるという状況をつくっていきたいですね。
村田：なぜ自分の給与はこの金額なのか、会社からは何を期待されているのかというのを把握できれば、パフォーマンス向上につながりますよね。DX化によって勤怠管理や給与計算を自分でできるようになり、社員の方ひとりひとりが「自分の面倒は自分で」見れるようになる、というのが「シアワセ職場」のひとつの答えなのかなと思います。
熊田：あとは、DX化によって場所の制約なくどこでも働けるようになったらいいなと思いますね。私は地元が福島なんですが、地元でも東京のお客様と仕事ができたり、東京にいながら地元のお客様や社労士の方とつながることができればと思います。多くの人と情報交換できればアイデアも広がりますし、地方に雇用を生み出すことにもつながります。
杉山：当法人の代表・猶木が以前「私たち社労士がいなくなるのが理想」と言っていて、本当にそうだなと思いました。各社員が自分で自分の労働を管理して、手続きもして、自分の目指す方向に成長できたらそれが一番いいなと。どのような方法であれ、「シアワセ職場」のための提案をしていけたらと思います。